Tugas Dan Peranan Sekretaris
Secara general peranan sekretaris menyangkut :
1. Terhadap atasan :
;) Sumber dan filter informasi bagi pimpinan, dalam memenuhi fungsi, tugas dan tanggung jawab.
;) Assiten/tangan kanan pimpinan dalam mengatur aktivitas perusahaan. Mulai dari administrative sampai human relations.
;) Perantara bagi pimpinan dan pihak-pihak yang ingin berhubungan dengan pimpinan.
;) Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam hal penuangan ide-ide.
;) Secret Keeper/pemegang rahasia pimpinan kaitannya dnegan tugas perusahaan.
;) Mediator pimpinan dengan bawahan.
2. Terhadap bawahan/karyawan :
;) Membantu memberikan motivasi kepada karyawan lain.
;) Mediator antara bahawan/karyawan dengan pimpinan.
;) Membantu/memfasilitasi bawahan ketika hendak bertemu dengan pimpinan.
;) Memberikan rasa puas dan bangga kepada bawahan terhadap hasil kerja mereka.
TUGAS SEKRETARIS
Di banding dengan posisi lain, sekretaris termasuk karyawan yang memiliki multi tugas, di antaranya :
1. Menurut wewenangnya.
·* Tugas rutin. Meliputi pengetikan, making call, menerima tamu, korespondenci, filling, surat menyurat.
·* Tugas instruksi. Meliputi penyusunan jadwal perjalanan, making appointment, pengaturan keuangan, persiapan dan penyelenggaraan rapat, arrange schedule.
·* Tugas kreatif. Meliputi pembuatan formulir telepon, dokumentasi,mengirim ucapan kepada klien, mengatur ruang kantor pimpinan.
2. Menurut jenis tugasnya.
·* Tugas administrasi.perkantoran. meliputi surat menyurat, pembuatan laporan, filling.
·* Tugas resepsionis. Meliputi making call, melayani tamu, menyusul jadwal pertemuan pimpinan.
·* Tugas social. Meliputi mengatur rumah tangga kantor, mengirim ucapan selamat kepada relasi, mempersiapkan respsi/jamuan.acara resmi kantor.
·* Tugas insidentil. Meliputi mempersiapkan rapat,mempersiapkan pidato, presentasi, dan mempersiapkan perjalanan dinas pimpinan.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar